FAQ for Arbejdsgiver
Opdateret d. 12-12-2012
Hvis du ikke har indberettet syge- og barseldagpenge via Virk.dk tidligere, skal virksomhedens Virk-administrator tildele rettigheden "Ret til at anmode om refusion" på Virk.dk under 'Brugeradministration'. Er du selvstændig er du selv Virk Administrator. læs mere her
1. Log ind på Virk med din Medarbejdersignatur
2. Tryk på "Mit Virk.dk" til højre på siden
3. Vælg menupunktet "Brugeradministration"
4. Vælg menupunktet "Brugerprofil"
5. Nederst i profilen finder du punktet "Giv denne bruger en ny rettighed"
6. Vælg rettigheden "Ret til at anmode om refusion"
7. Vælg p-enhed. Har virksomheden flere enheder, kan du vælge "alle" eller den specifikke p-enhed, du ønsker rettighed til
8. Afslut med "Gem"
Inden du går tilbage til forsiden, skal du have beskeden "dine ændringer er nu gemt" (Den kommer med rødt i toppen).
Du skulle nu kunne gå til NemRefusion og indberette. Hvis du vil hjælpes yderligere i gang med NemRefusion, anbefaler jeg dig at gå ind på vores hjemmeside www.nemrefusion.dk under punktet "ny i NemRefusion " - "godt i gang".
Opsætningen af rettigheder er illustreret på nedenstående skærmbillede fra Virk.dk.
Opdateret d. 01-02-2012
Medmindre medarbejderens rettigheder begrænses via p-nummer i Virk.dks "brugeradministration", vil den enkelte medarbejder have adgang til alle virksomhedens indberetninger, herunder oplysninger om løn for de fraværende medarbejdere. Det er virksomhedens Virk Administrator, der kan styre medarbejdernes rettigheder i Virks brugeradminsitration.
Opdateret d. 22-06-2011
Fra 1. september 2011 er NemRefusion obligatorisk. Det betyder, at man ikke længere kan anmelde fravær eller anmode om refusion på papirblanketter. Gør man det alligevel, vil man få et afslag fra kommunen og blive bedt om at foretage indberetningen i NemRefusion.
Opdateret d. 12-01-2012
For at benytte system-til-systemløsningen skal dit løn-, HR- eller fraværssystem kobles på NemRefusion. Tal med din systemleverandør om, hvorvidt de tilbyder denne mulighed.
Alle systemleverandører har mulighed for gratis at koble sig på NemRefusion og benytte de udstillede åbne services. Læs mere om, hvordan du som systemleverandør kan benytte de udstillede services på Systemleverandør
Opdateret d. 10-08-2012
Problemet kan skyldes, at din browser ikke er kompatibel med NemRefusion.
Til højre for adresselinjen, som du har øverst i din browser, ligger et ikon, der forestiller et iturevet papir (kompatibilitetsvisning).
Tryk på ikonet og gå derefter tilbage til "Overblik over fravær" og åben anmeldelsen igen. Du burde nu kunne signere den.
Opdateret d. 22-06-2012
For at indberette i NemRefusion skal du have rettigheden "ret til at anmode om refusion" på din Medarbejdersignatur. Hvis du er virk administrator kan du tildele rettigheder til egen og andres Medarbejdersignaturer i virksomheden.
1. Log ind på Virk med din Medarbejdersignatur.
2. Åbn "Brugeradministration" til højre på siden ved klik på pilen.
3. Vælg "Brugeradministration".
4. Vælg punktet "Brugerprofil".
5. Gå i bunden af billedet og tildel rettigheden "ret til at anmode om refusion".
6. I p-enheder vælger du "Alle".
7. Vælg knappen "Tildel".
8. Vælg "Gem".
Inden du går tilbage til forsiden skal du have beskeden "dine ændringer er nu gemt".
Spørgsmål til rettighedsstyring kan rettes til Virk-support .
OBS: Anvender du Safari kan du opleve at få meddelelsen, selvom du har den nødvendige rettighed. I såfald anbefaler vi, at du downloader Firefox og anvender denne, når du benytter NemRefusion. Læs mere om systemkrav her
Opdateret d. 27-09-2012
Hvis status på din indberetning er Behandles eller Sagsbehandlet, kan den annulleres. Er status Signeret skal du altså vente til den har ændret status til Benhandles. Annulleringen skal signeres med din digitale signatur for at slå igennem.
Bemærk at det er kun en Anmeldelse under et Åbent fravær, der kan annulleres.
Du kan dog ikke rette en anmeldelse, hvis der også er lavet en signeret refusionsanmodning. I sådan et tilfælde må du tage kontakt til den kommune, der behandler sagen.
OBS: Du må ikke annullere en anmeldelse uden på forhånd at kontakte kommunen, hvis der er udbetalt penge på anmeldelsen eller hvis en ny anmeldelse vil overskride anmeldelsesfristen.
Opdateret d. 25-08-2010
Ja, du kan slette alle kladder. Hvis du sletter en kladde, så bliver den også slettet i Venteregisteret.
Opdateret d. 01-02-2012
Navn og adresseoplysninger er skjult for dig, hvis ansættelsesforholdet ikke kan bekræftes via SKATs e -indkomst-register. Dette kan skyldes travlhed hos SKAT. Selvom ansættelsesforholdet ikke umiddelbart kan bekræftes, kan indberetningen godt udfyldes og sendes til kommunen. Du skal ikke selv indtaste navn og adresse på medarbejderen, men blot vælge "gem og fortsæt". Kommunen får oplysningerne, når indberetningen overføres til dagpengesystemet.
Som bruger kan du kun komme til at udfylde adresse, hvis den sygemeldte er registreret i CPR-registreret som udflyttet af Danmark og fx bor i Sverige.
Opdateret d. 15-02-2012
NemRefusions Virksomhedsdialog er en web-baseret løsning. Det er derfor vigtigt at din browser af nyere dato og sikkerhedsmæssigt opdateret. Følgende browsere er testede, godkendt og supporteret til brug af NemRefusion:
- MS Internet Explorer 7.0 + 8.0 (Windows XP/Vista)
- Mozilla Firefox 2 (Windows XP/Vista og Mac OS)
Af hensyn til anvendelsen af digital signatur skal der også være Java (Sun 1.5 eller nyere), se mere på DanIDs hjemmeside. Anvendelse af andre browsere og styresystemer vil ikke blive supporteret.
Opdateret d. 02-02-2012
I det kommunale fagsystem (KMD's Dagpengesystem) må der ikke optræde "huller" i den indberettede refusionsperiode. Tilsvarende tillader NemRefusion heller ikke "huller" i indberettede refusionsperioder.
Når du søger refusion på et længerevarende fravær, lagrer NemRefusion de data, du tidligere har tastet. I dette tilfælde har NemRefusion lagret datoerne for sidste refusionsperiode, og tilsyneladende ligger din refusionsdato ikke i forlængelse heraf. Du skal acceptere de refusionsdatoer, som NemRefusion foreslår, når du kommer over i refusionsfanebladet. Jeg vil anbefale dig at slette din kladde og oprette en ny. Når du kommer til fanebladet "refusion", skal du acceptere de foreslåede datoer ved at klikke på "Accepter". Du kan herefter rette eller indsætte din egen til-dato. Fra-datoen må der ikke pilles ved.
OBS: Det har ingen betydning for udbetalingen, at en fra-dato evt. overlapper med, hvad arbejdsgiveren tidligere har indberettet via den tidligere indberetningsløsning på Virk.dk eller på papir. Allerede udbetalte perioder vil være registreret i kommunens fagsystem.
Opdateret d. 02-11-2012
NemRefusion indeholder en række valideringer og regelsæt omkring indberetninger af fravær og anmodninger om refusion. Den væsentligste regel er:
- 23-dages reglen: Anmeldelser for lønmodtagere, hvor der er en arbejdsgiverperiode på 30 dage, kan du først signere på dag 23 efter første fraværsdato. Først efter signering bliver indberetningen stillet til rådighed for kommunen. Reglen er implementeret på baggrund af drøftelser mellem Arbejdsmarkedsstyrelsen og Kommunernes Landsforening (KL).
Reglen skal være overholdt for at kunne signere og dermed færdiggøre anmeldelsen. Er der grundlag for tidlig refusion - eksempelvis § 56 eller fleksjob - kan du signere indberetningen på datoen for dagpengerettens indtræden (typisk første fraværsdato eller dagen efter for de forsikrede arbejdsgivere).
OBS: Hvis indberetningen bliver lagt i venteregister, selvom ovenstående er overholdt, kan det være, fordi du har anført en fremtidig refusion-til-dato. Der må kun anmodes om refusion til dags dato. Vær opmærksom på, at du kan lave en anmeldelse uden at sætte refusionsdatoer i til og fra feltet.
Man kan altid gemme en indberetning som "Kladde", hvis ikke alle informationer er tilgængelige, eller hvis indberetningen ikke overholder ovennævnte regler. Indberetningen vil så ligge placeret i NemRefusions venteregister, indtil datoen for mulig signering indtræder. Først efter signering bliver indberetningen stillet til rådighed for kommunen.
Opdateret d. 02-11-2012
NemRefusions venteregister gemmer de indberetninger, der af forskellige årsager endnu ikke kan signeres og afleveres til kommunen.
I venteregistret gemmes datoen for, hvornår det er muligt at signere indberetningen og aflevere den til kommunen. Venteregistret kan ikke indeholde signerede indberetninger.
En indberetning lægges i venteregister, hvis fraværet indberettes for tidligt (23 dages reglen) eller hvis der afgives oplysninger om fremtidige datoer; f.eks. hvis første fraværsdag, sidste fraværsdag eller den ønskede refusionsperiode ligger efter indberetningstidspunktet.
Vær opmærksom på, at indberetninger, der lægges i venteregister ikke er indberettet til kommunen.
Hvordan får jeg besked om indberetninger i venteregistret?
I NemRefusion dannes der en række meddelelser, som man kan vælge at få vist, f.eks. når en indberetning kan signeres eller når fristen for indberetning nærmer sig. Det er den enkelte virksomheds 'Virk-administrator', der skal registrere hvilke meddelelser, I ønsker at modtage. Det gøres i NemRefusions administrationsmodul.
OBS: Du kan finde detaljeret information om brugen af NemRefusions meddelelser i brugervejledningens afsnit 3.7 og 3.10.
Opdateret d. 02-11-2012
Anmeldelser for lønmodtagere, hvor der er en arbejdsgiverperiode på 30 dage, kan først signeres og stilles til rådighed for kommunen på dag 23 efter første fraværsdato, jf. spørgsmålet "Hvorfor kan anmeldelsen ikke signeres med det samme?". Alle andre typer anmeldelser kan signeres på datoen for dagpengerettens indtræden.
Opdateret d. 13-03-2012
Hver gang en indberetning (anmeldelse eller ny refusionsanmodning) signeres udsendes der et såkaldt underretningsbrev, som indeholder kopi af de indberettede oplysninger. Underretningsbrevet tilgår den fraværende med henblik på kontrol af de indberettede oplysninger.
Hvem gør hvad med underretningsbrevene?
Hver gang en indberetning signeres, udsender NemRefusion et underretningsbrev til den fraværende.
NemRefusion stiller automatisk brevet til rådighed for kommunen (det vedhæftes indberetningen, som hentes ind i det kommunale fagsystem).
Kan arbejdsgiveren se underretningsbrevene i NemRefusion?
Den indberettende arbejdsgiver har ikke adgang til at se underretningsbrevet. Det skyldes, at underretningsbrevet bl.a. fungerer som en kontrol af arbejdsgiverens indberetning.
Hvordan forholder arbejdsgiver og kommunen sig?
For visse indberetninger skal den fraværende besvare underretningsbrevet med supplerende oplysninger og returnere det til kommunen inden for en given tidsfrist. Svaret anvendes af kommunen i den videre sagsbehandling.
Underretningsbreve sendes aldrig til arbejdsgiveren.
Opdateret d. 02-02-2012
Man skal kun angive et SE-nr., såfremt der ikke skal ske udbetaling til den Nemkonto, der er tilknyttet virksomhedens CVR-nr. Anfører du et SE-nr. vil udbetaling ske til den konto, der er tilknyttet det nummer. Det er i den sammenhæng vigtigt, at du angiver det korrekte SE-nr., da indberetningen ellers vil blive afvist af kommunesystemet.
Opdateret d. 09-06-2011
Arbejdsgiveren kan altid vælge at begrænse en medarbejders adgang til NemRefusion til et eller flere af arbejdsgiverens P-numre. Det er derfor vigtigt at være omhyggelig med anvendelsen af P-numre, da de er vigtige i forhold til, hvad medarbejdere kan indberette og se i NemRefusion.
Opdateret d. 02-02-2012
Indberetninger i NemRefusion slettes på følgende vis for at beskytte de fraværendes persondata:
- Signerede indberetninger slettes 24 måneder efter sidste fraværsdato.
- Kladder slettes 6 måneder efter oprettelsen.
- Læste meddelelser slettes efter 14 dage.
Opdateret d. 02-02-2012
Det er muligt at indberette oplysninger om medarbejderes løn inkl. eller ekskl. arbejdsmarkedsbidrag. Det vælger du øverst i fanen "Lønforhold" i NemRefusion.
Dog er det altid lønnen ekskl. arbejdsmarkedsbidrag, der videregives til kommunen, idet syge- og barseldagpenge ifølge loven beregnes "på grundlag af […] den timefortjeneste, som lønmodtageren ville have været berettiget til under fraværet efter betaling af arbejdsmarkedsbidrag."
OSB: Den løn, som indberettes, består af grundlønnen samt sædvanlige tillæg. Feriegodtgørelse, søgnehelligdagsbetaling, pensionsbidrag (arbejdsgiveradministrerede indbetalinger) og ATP-bidrag skal ikke medregnes i den løn, som indberettes.
Opdateret d. 13-01-2012
En konverteret indberetning fremgår - ligesom øvrige indberetninger - af NemRefusions overbliksside, "Overblik over fravær". En konverteret indberetning vil stå med status "konverteret".
OBS: Det er ikke muligt at rette eller annullere en konverteret anmeldelse. Det skyldes, at den udelukkende har til formål at hjælpe arbejdsgiveren til at foretage nye refusionsanmodninger eller foretage en raskmelding.
Opdateret d. 06-02-2012
Der kan være forskellige årsager til, at en indberetning, der er foretaget via den tidligere indberetningsløsning på Virk.dk eller på papir ikke er tilgængelig i NemRefusion:
- Indberetningen kan oprindeligt være indberettet og registreret i kommunens fagsystem (KMD's Dagpengesystem) på et SE-nr., som peger på et andet CVR-nr. end det CVR-nr., man er logget ind i NemRefusion med. Man vil så kun kunne se den konverterede indberetning, hvis man logger ind med det korrekte CVR-nr.
- Indberetningen kan oprindeligt være indberettet på et SE-nr., som ikke har et overliggende CVR-nr. Sådanne indberetninger konverteres ikke ind i NemRefusion, da forudsætningen er, at der kan "peges" på et CVR-nr.
- Medarbejderen, som indberetter, har ikke rettigheder til at se den pågældende arbejdsgivers indberetninger. Rettigheder til NemRefusion tildeles af arbejdsgiverens Virk-administrator på Virk.dk under "Brugeradministration". Medarbejdere, som havde rettigheder til at indberette i den tidligere indberetningsløsning på Virk.dk, har også rettigheder til at indberette i NemRefusion.
- Det konverterede fravær kan være blevet lukket og dermed kun fremsøges ved, at man søger efter lukkede fravær i NemRefusion.
Opdateret d. 12-12-2012
Hvis status på din anmeldelse er Behandles eller Sagsbehandlet, kan du foretage rettelser i den. Rettelser skal signeres med din medarbejdersignatur for at blive overført til kommunen.
Bemærk, at det kun er en Anmeldelse under et Åbent fravær, og hvor der IKKE er anmodet om refusion, der kan rettes.
Følgende felter kan rettes i en anmeldelse;
Fravær
Arbejdsskade (ja/nej)
Egen reference
Ansættelse
Lønmodtager ansat i mere end 13 uger.
Oplysning om timetal ved delvist genoptaget arbejde.
Arbejdstidsskema
Særlige ordninger
Lønforhold
Alle oplysninger på denne fane kan rettes.
Refusion
Oplysning om årsag til refusion fra 1. eller 2. fraværsdag
Ferie i refusionsperioden
Opdateret d. 02-02-2012
Siden midten af oktober har nogle brugere, der anvender Internet Explorer 7.0, oplevet problemer med rullemenuerne i NemRefusion.
Problemet skyldes en opdatering af Internet Explorer 7.0 hos Microsoft. Microsoft er kommet med følgende tre løsningsforslag, du kan vælge imellem;
1. I forbindelse med en rulleliste:
- Brug tasterne pil op eller pil ned for at vælge en værdi.
- Hvis du bruger en mus med et hjul, kan du dreje på hjulet for at rulle gennem listen og vælge den ønskede værdi.
2. Foretag en ændring af indstillingerne i Internet Explorer 7.0:
- Klik på Internetindstillinger i menuen Funktioner i Internet Explorer. Eller tryk på Alt+X, og klik derefter på Internetindstillinger.
- Klik på fanen Sikkerhed.
- Klik på Websteder, du har tillid til, og klik derefter på Brugerdefineret niveau.
- Rul ned til afsnittet Diverse for at kontrollere, at indstillingen Tillad script-definerede vinduer uden begrænsninger for størrelse og placering er valgt.
- Klik på OK.
- Klik på Steder, angiv navnet på stedet i feltet Føj dette websted til zonen, og klik derefter på Tilføj.
- Klik på Luk, og klik derefter på OK.
- Opgrader til en nyere version af Internet Explorer.